Ārpakalpojuma grāmatveža licence: ko tā nozīmē klientam

Kopš 2023. gada 1. jūlija atbilde uz jautājumu par to, kas kārto uzņēmuma grāmatvedību, vairs nav tikai uzticēšanās lieta. Latvijā grāmatvedības pakalpojumus citam uzņēmumam uz līguma pamata drīkst sniegt tikai tas, kam ir spēkā esoša Valsts ieņēmumu dienesta (VID) izsniegta ārpakalpojuma grāmatveža licence. Izņēmumi pastāv, un tie ir uzskaitīti likumā. Licenci iegūt ir pakalpojuma sniedzēja pienākums. Klienta pienākumus ar līgumu nodot nevar: par grāmatvedības organizēšanu atbild uzņēmuma vadītājs.

Kā pārbaudīt ārpakalpojuma grāmatvedi 10 minūtēs

Ja vēlaties sākt ar praksi, nevis ar normām, šeit ir visa pārbaude soli pa solim. Katru soli var veikt pats, nevēršoties iestādē.

1. Atrodiet pakalpojuma sniedzēju VID reģistrā. Juridisku personu meklē pēc vienpadsmit ciparu reģistrācijas koda, bet saimnieciskās darbības veicēju pēc nodokļu maksātāja reģistrācijas koda, vārda un uzvārda.
2. Apskatiet licences statusu: spēkā, apturēta vai anulēta.
3. Pievērsiet uzmanību plānotajam licences beigu datumam. Licenci izsniedz uz pieciem gadiem, pēc tam tā jāpārreģistrē.
4. Pārbaudiet, kurš ierakstā norādīts kā atbildīgais ārpakalpojuma grāmatvedis.
5. Pārbaudiet civiltiesiskās atbildības apdrošināšanas polisi un tās darbības termiņu.
6. Salīdziniet reģistra datus ar līgumu. Likums prasa rakstveida vienošanos, kurā noteikti pienākumi, tiesības un atbildība.
7. Noskaidrojiet, kur glabāsies dokumenti. Papīra formā tos glabā Latvijā, elektroniskā formā Latvijā vai citā Eiropas Savienības dalībvalstī.
8. Atrunājiet, kas notiek, ja licenci aptur vai anulē: kā par to paziņo un kā nodod dokumentus un piekļuves.

Pirmie pieci soļi ir pārbaude reģistrā, pēdējie trīs ir jautājumi, ko pārrunā ar pakalpojuma sniedzēju. Reģistrs nestrādā reāllaikā: datus tajā aktualizē ne retāk kā reizi piecās darbdienās. Kāpēc katrs solis ir vajadzīgs, skaidrots tālāk.

Kad licence kļuva obligāta

Grāmatvedības likums Saeimā pieņemts 2021. gada 10. jūnijā un stājies spēkā 2022. gada 1. janvārī. Prasība formulēta 38. panta pirmajā daļā: „Ārpakalpojuma grāmatveža darbība ir atļauta, ja tam ir spēkā esoša ārpakalpojuma grāmatveža licence.“

Pāreja bija noteikta likuma pārejas noteikumu 3. punktā: „Ārpakalpojuma grāmatveži ir tiesīgi turpināt grāmatvedības pakalpojumu sniegšanu bez licences ne ilgāk kā līdz 2023. gada 1. jūlijam.“ Šis termiņš ir pagājis, un cita vispārēja pārejas termiņa likumā nav.

Tajā pašā pārejas noteikumu punktā ir divi atsevišķi izņēmumi, kurus mēdz sajaukt ar pašu licences prasību. Pirmais attiecās uz izglītību: personai ar atbilstošu pieredzi, bet bez likumā prasītās izglītības, faktisko izglītību varēja atzīt par atbilstošu līdz 2025. gada 1. jūlijam, ja tā bija uzsākusi vai turpinājusi attiecīgas studijas un katru gadu līdz 15. oktobrim iesniedza VID augstskolas izziņu. Otrais attiecas uz pensijas vecumu. Licenci var izsniegt, nepiemērojot izglītības prasības, personai, kurai piešķirta valsts vecuma pensija, arī priekšlaicīgi, vai kura sasniegusi vecumu, kas dod tiesības to saņemt, vai kurai līdz šim vecumam atlikuši seši gadi vai mazāk un kurai ir atbilstoša pieredze grāmatvedības jomā. Šo iespēju likums pieļauj ne ilgāk kā līdz 2027. gada 1. jūlijam. Tāpēc reģistrā ir vērts skatīties ne tikai statusu, bet arī plānoto licences beigu datumu.

Licenci izsniedz, pārreģistrē, aptur un anulē VID. To izsniedz uz pieciem gadiem, un par izsniegšanu vai pārreģistrāciju maksājama valsts nodeva 100 eiro apmērā. Iesniegumu iesniedz elektroniski VID Elektroniskās deklarēšanas sistēmā. Visa šī kārtība ir noteikta likuma 38. pantā.

Kas likuma izpratnē ir ārpakalpojuma grāmatvedis un kam licence nav vajadzīga

Likums nesaista prasību ar uzņēmuma nosaukumu vai reklāmu, bet ar to, ko pakalpojuma sniedzējs faktiski dara un uz kāda līguma pamata. Tabulā apkopotas biežākās situācijas.

Ceturtā rinda praksē rada visvairāk pārpratumu. Ja pakalpojums aprobežojas ar uzskaites un grāmatvedības darbinieka pamatuzdevumiem, licence nav vajadzīga. Ja tas iet tālāk, piemēram, ietver grāmatvedības reģistru kārtošanu vai gada pārskata un citu finanšu pārskatu sagatavošanu, piemēro vispārīgo prasību. Robežgadījumus izšķir līguma saturs, nevis nosaukums uz rēķina.

Par to, kad uzņēmuma vadītājs drīkst kārtot grāmatvedību pats, esam rakstījuši atsevišķi: vai SIA īpašnieks drīkst kārtot grāmatvedību pats.

Noskaidrot, vai jūsu gadījumā licence ir vajadzīga

Četras galvenās prasības, bez kurām licenci neizsniedz

Licence apliecina atbilstību prasībām, nevis darba kvalitāti. Tā nav arī formalitāte, ko iegūst, samaksājot nodevu: visām šīm prasībām jāatbilst jau pieteikuma brīdī, un papildus tām likumā ir atsevišķi aizliegumi.

• Izglītība. Vismaz pirmā līmeņa profesionālā augstākā izglītība (koledžas izglītība) vai akadēmiskā augstākā izglītība (vismaz bakalaura grāds) grāmatvedības, ekonomikas, vadības vai finanšu jomā.
• Pieredze. Vismaz trīs gadi grāmatvedības jomā. Ja pakalpojumu sniedz komersants, izglītības un pieredzes prasības attiecas uz valdes locekli, individuālo komersantu vai darbinieku, kurš atbild par grāmatvedības ārpakalpojuma sniegšanu; likums viņu sauc par atbildīgo ārpakalpojuma grāmatvedi.
• Iekšējās kontroles sistēma. Ārpakalpojuma grāmatvedis ir Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likuma subjekts, un iesniegumam pievieno šajā jomā izveidotās iekšējās kontroles sistēmas politiku un procedūru dokumentāciju.
• Civiltiesiskās atbildības apdrošināšana. Minimālais atbildības limits ir 3000 eiro, bet 5000 eiro, ja vismaz viena klienta neto apgrozījums no saimnieciskās darbības iepriekšējā pārskata gadā pārsniedz 300 000 eiro. Slieksnis ir mainīgs: to rēķina pēc iepriekšējā pārskata gada, tāpēc, klientu lokam mainoties, mainās arī prasītā minimālā summa. Tas ir likumā noteiktais minimums, nevis apsolījums, ka tiks segti jebkuri zaudējumi.

Atsevišķi likums nosaka, kuram aizliegts būt par ārpakalpojuma grāmatvedi. Tā ir persona, kura sodīta par tīša noziedzīga nodarījuma izdarīšanu tautsaimniecībā vai valsts institūciju dienestā vai par noziegumu, kas saistīts ar terorismu, un kura nav reabilitēta vai kurai sodāmība nav noņemta vai dzēsta. Aizliegums attiecas arī uz personu, kurai pēdējā gada laikā licence anulēta par noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas novēršanas vai sankciju normu pārkāpumiem: šāda persona nedrīkst ieņemt ārpakalpojuma grāmatveža vadošos amatus vai būt tā patiesā labuma guvējs.

Ko VID publiskais reģistrs rāda un ko nerāda

Ārpakalpojuma grāmatvežus ieraksta publiski pieejamā reģistrā, ko savā tīmekļvietnē uztur VID. Informāciju tajā aktualizē ne retāk kā reizi piecās darbdienās, tātad reģistrā redzamā informācija var būt līdz piecām darbdienām veca. Reģistrs ir pieejams VID tīmekļvietnes sadaļā par licencēto ārpakalpojuma grāmatvežu reģistru, kur dati tiek ņemti no VID publiskojamo datu bāzes.

Ja licence nav izsniegta, sistēmā parādās paziņojums „Ārpakalpojuma grāmatvedim nav izsniegta licence ārpakalpojuma grāmatveža darbībai“.

Likuma 39. panta trešā daļa noteic, kas reģistrā ierakstāms: komersanta nosaukums un reģistrācijas numurs, atbildīgā ārpakalpojuma grāmatveža vārds un uzvārds, licences numurs, licences izsniegšanas, darbības apturēšanas vai anulēšanas datums un pamats, kā arī ziņas par civiltiesiskās atbildības apdrošināšanu. VID reģistra ierakstā papildus var redzēt licences statusu un plānoto beigu datumu, kā arī atsevišķas tabulas par apturēšanas periodiem un apdrošināšanas polisēm, norādot to darbības termiņus.

Reģistrs tomēr nerāda visu. Tā saturs aprobežojas ar licences un apdrošināšanas datiem, un likums noteic, ka reģistra publiskajā daļā personas kodu nenorāda. Licence turklāt ir izsniegta komersantam, nevis katram tā darbiniekam. Reģistrs neatbild uz jautājumu, kurš konkrētais cilvēks kārtos tieši jūsu uzņēmuma grāmatvedību, kāds ir pakalpojuma apjoms un kā sadalīta atbildība. Tas ir līguma jautājums, un likums prasa rakstveida vienošanos, kurā noteikti šīs personas pienākumi, tiesības un atbildība. Mutiska vienošanās likuma prasībai neatbilst.

Kad licenci aptur

VID aptur licenci un izdara par to atzīmi reģistrā septiņos gadījumos:

• pēc paša atbildīgā ārpakalpojuma grāmatveža iesnieguma;
• ja nav spēkā civiltiesiskās atbildības apdrošināšanas polise;
• ja apturēta saimnieciskā darbība;
• ja miris komersanta vienīgais atbildīgais ārpakalpojuma grāmatvedis;
• ja uzskaitei izmanto grāmatvedības programmu bez licences, tas ir, bez tiesībām šo programmu lietot;
• ja nav iesniegtas likumā prasītās ziņas par izmaiņām reģistra datos;
• ja atbildīgais ārpakalpojuma grāmatvedis izbeidzis darba tiesiskās attiecības ar pakalpojuma sniedzēju un cits atbildīgais ārpakalpojuma grāmatvedis VID nav reģistrēts.

Kad licenci anulē

Anulēšanas pamati ir plašāki. Starp tiem ir neatbilstība likuma prasībām vai apzināti nepatiesu ziņu sniegšana par atbilstību, sistemātiska nesadarbošanās ar VID, atbildīgā ārpakalpojuma grāmatveža iekļaušana riska personu sarakstā, juridiskā adrese vai struktūrvienības adrese, kas atbilst riska adresei, gada laikā atkārtoti konstatēta neziņošana par aizdomīgiem darījumiem, izvairīšanās no nodokļu samaksas, izslēgšana no komercreģistra vai nodokļu maksātāju reģistra, kā arī tas, ka gada laikā kopš apturēšanas licences darbība nav atjaunota. Anulēšanas gadījumā ārpakalpojuma grāmatvedi no reģistra izslēdz. Pilns pamatu uzskaitījums ir likuma 38. panta sestajā daļā.

Ja jūsu grāmatvedim licence apturēta vai anulēta

Šādā gadījumā aizliegums attiecas uz pakalpojuma sniedzēju: bez spēkā esošas licences ārpakalpojuma grāmatveža darbība nav atļauta. Atsevišķu naudas sodu tieši par pakalpojuma sniegšanu bez licences Grāmatvedības likums neparedz; sekas ir tās, ka darbība nav atļauta, un ārpakalpojuma grāmatvežu uzraudzību veic VID. Klientam no tā izriet trīs praktiski secinājumi.

Pirmkārt, grāmatvedības kārtošana nedrīkst apstāties. Likums prasa, lai uzņēmumā grāmatvedību kārto grāmatvedis vai ārpakalpojuma grāmatvedis, ar kuru noslēgta rakstveida vienošanās, ja vien likums neatļauj uzņēmuma vadītājam kārtot grāmatvedību pašam. Šis pienākums ir nepārtraukts.

Otrkārt, dokumenti. Uzņēmuma vadītājs atbild par grāmatvedības dokumentu oriģinālu, kopiju vai datu attēlu saglabāšanu un aizsargāšanu, kā arī par to pieejamību revīziju veicējiem, nodokļu administrācijai, tiesībaizsardzības iestādēm un tiesām. Ja pakalpojuma sniedzējs mainās, dokumentu un piekļuvju nodošana ir daļa no procesa, nevis pieklājības jautājums.

Treškārt, apdrošināšana. Reģistrā redzams, kurām licencēm un uz kādu periodu ir spēkā civiltiesiskās atbildības apdrošināšanas polise. Polises trūkums ir viens no licences apturēšanas pamatiem, un vienlaikus tas ir jautājums par to, no kā tiktu atlīdzināti zaudējumi, ja tādi rastos.

Reģistra statusu ir vērts lasīt burtiski. „Spēkā“ nozīmē, ka licence darbojas, bet neko nesaka par darba kvalitāti. „Apturēta“ nozīmē, ka licence nedarbojas, līdz tās darbība tiek atjaunota, un ka gada laikā kopš apturēšanas neatjaunota licence tiek anulēta. „Anulēta“ nozīmē licences darbības izbeigšanu: likums šādā gadījumā paredz izslēgšanu no reģistra, un pašu anulēšanu reģistrā rāda ar datumu un pamatu. Ja ierakstu neizdodas atrast, vispirms jāpārbauda, vai meklēšanas kritēriji norādīti precīzi, un tikai pēc tam jāizdara secinājumi.

Praksē aizsargā tikai tas, kas ir ierakstīts līgumā. Vērts atrunāt vismaz trīs punktus: pakalpojuma sniedzēja pienākumu paziņot par licences apturēšanu vai anulēšanu; kārtību, kādā nodod dokumentus un piekļuves, ja līgums beidzas; un to, kurš konkrēti veic darbu jūsu uzņēmumā. Likums prasa rakstveida vienošanos ar noteiktiem pienākumiem, tiesībām un atbildību, bet detaļas ir pušu ziņā.

Uzņēmuma vadītāja atbildība un administratīvie sodi

Šī ir daļa, kuru licence nemaina. Uzņēmuma vadītājam ir pienākums organizēt grāmatvedības kārtošanu, inventarizācijas veikšanu, grāmatvedības dokumentu saglabāšanu un attiecīgo pārskatu sagatavošanu atbilstoši likuma prasībām. Vadītājs ir atbildīgs arī par zaudējumiem, kas, pārkāpjot likuma noteikumus viņa vainas dēļ, nodarīti uzņēmumam, valstij vai trešajai personai. Licencēta pakalpojuma sniedzēja izvēle ir veids, kā izpildīt likuma prasību par to, kas drīkst kārtot grāmatvedību, nevis veids, kā šos pienākumus nodot tālāk.

Atsevišķu sodu klientam par to vien, ka tas izvēlējies pakalpojuma sniedzēju bez licences, Grāmatvedības likums neparedz. Tas gan nenozīmē, ka klients ir pasargāts: pienākums organizēt grāmatvedības kārtošanu atbilstoši likuma prasībām ir uzņēmuma vadītājam, un šo prasību vidū ir arī tā, kas nosaka, kurš vispār drīkst grāmatvedību kārtot.

Sods paredzēts par pašu grāmatvedības kārtošanas noteikumu neievērošanu un par gada pārskata vai konsolidētā gada pārskata neiesniegšanu noteiktajos termiņos: brīdinājums vai naudas sods līdz četrsimt naudas soda vienībām. Viena naudas soda vienība ir pieci eiro, tātad maksimums ir 2000 eiro. Par skaidras naudas uzskaites kārtības neievērošanu paredzēts brīdinājums vai naudas sods līdz septiņdesmit naudas soda vienībām. Par attaisnojuma dokumentu vai preču piegādes dokumentu noformēšanas, reģistrēšanas un lietošanas kārtības neievērošanu sods ir līdz astoņdesmit sešām naudas soda vienībām, bet darījumos ar akcīzes precēm līdz četrsimt vienībām. Administratīvā pārkāpuma procesu šajos gadījumos veic VID.

Grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņi

Otrs jautājums, kas rodas, mainot grāmatvedi, ir dokumenti: cik ilgi tie jāglabā un kur tos vispār drīkst turēt. Papīra formā grāmatvedības dokumenti glabājami Latvijas Republikas teritorijā. Elektroniskā formā tos drīkst glabāt Latvijas vai citas Eiropas Savienības dalībvalsts teritorijā atbilstoši Eiropas Savienības regulai par nepersondatu brīvu apriti. Tāpēc glabāšanas vieta ir viens no jautājumiem, ko ar pakalpojuma sniedzēju noskaidro jau sākumā.

Uzņēmuma grāmatvedības dokumentus fiziskās un juridiskās personas drīkst izmantot tikai ar uzņēmuma vadītāja atļauju, un izņemt tos no uzņēmuma drīkst tikai likumā noteiktajos gadījumos un kārtībā.

Kas ietilpst grāmatvedībā pilnā vai nepilnā ciklā, aprakstīts grāmatvedības pakalpojumu pārskatā uzņēmumiem un pašnodarbinātajiem.

Mūsu birojs VID reģistrā

To pašu pārbaudi var veikt arī par mums. SIA „Lex & Finance“, reģistrācijas numurs 40203239265, Kalpaka bulvāris 10, Rīga, ir VID licencēto ārpakalpojuma grāmatvežu reģistrā ar licenci Nr. AGL0001078. Licences statuss reģistrā: spēkā. Izsniegšanas datums: 2023. gada 22. februāris. Plānotais beigu datums: 2028. gada 22. februāris. Reģistrā redzama spēkā esoša profesionālās civiltiesiskās atbildības apdrošināšanas polise. Dati reģistrā pārbaudīti 2026. gada 8. septembrī, un pēc reģistrācijas numura tos var apskatīt ikviens. Pēc tās pašas loģikas ir uzbūvēta mūsu grāmatvedība pilnā vai nepilnā ciklā: vispirms līgums un atbildība, pēc tam darbs.

No kā atkarīga maksa, skaidrots rakstā par pakalpojumu cenām Latvijā. Atsevišķi esam aprakstījuši nodokļu izmaiņas 2026. gadā. Ja izvēle vēl priekšā, noder kritēriju saraksts grāmatveža izvēlei.

Lūdziet juristu pārbaudīt jūsu līgumu

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai grāmatvedības pakalpojumus citiem uzņēmumiem drīkst sniegt bez licences?

Nē. Grāmatvedības likuma 38. panta pirmā daļa noteic, ka ārpakalpojuma grāmatveža darbība ir atļauta, ja tam ir spēkā esoša licence. Pārejas noteikumu 3. punkts atļāva strādāt bez licences ne ilgāk kā līdz 2023. gada 1. jūlijam, un šis termiņš ir pagājis.

Pēc kāda koda ārpakalpojuma grāmatvedi meklē VID reģistrā?

Juridisku personu reģistrā meklē pēc vienpadsmit ciparu reģistrācijas koda, bet saimnieciskās darbības veicēju pēc nodokļu maksātāja reģistrācijas koda, vārda un uzvārda. Ierakstā pārbauda licences statusu, plānoto beigu datumu, atbildīgo ārpakalpojuma grāmatvedi un apdrošināšanas polisi. Ja licence nav izsniegta, sistēmā parādās attiecīgs paziņojums.

Vai uzņēmuma algotam grāmatvedim vajadzīga licence?

Licencēšana attiecas uz grāmatvedības ārpakalpojumu, un ārpakalpojuma grāmatveža statuss uz darba līgumu neattiecas. Uzņēmumā nodarbinātam grāmatvedim likums izvirza citas prasības: kompetenci grāmatvedības jautājumos, ko apliecina izglītības dokuments, pieredze vai attiecīgs sertifikāts.

Cik ilgi licence ir spēkā?

Licenci izsniedz uz pieciem gadiem, un par tās izsniegšanu vai pārreģistrāciju maksājama valsts nodeva 100 eiro. Reģistrā redzams plānotais licences beigu datums. Atsevišķi jāņem vērā pārejas noteikumu 3. punkts: licencei, kas izsniegta, nepiemērojot izglītības prasības personai pensijas vecuma dēļ, derīguma termiņš nevar būt ilgāks par 2027. gada 1. jūliju.

Ko nozīmē, ka licence ir apturēta?

Apturēšana nozīmē, ka licence nav spēkā, līdz tās darbība tiek atjaunota. Pamati ir uzskaitīti likumā: paša grāmatveža iesniegums, spēkā neesoša civiltiesiskās atbildības apdrošināšanas polise, apturēta saimnieciskā darbība, vienīgā atbildīgā grāmatveža nāve, grāmatvedības programmas lietošana bez licences, neiesniegtas ziņas par izmaiņām un tas, ka atbildīgais grāmatvedis aizgājis, bet cits VID nav reģistrēts. Ja gada laikā kopš apturēšanas darbība netiek atjaunota, licenci anulē.

Vai licencēts grāmatvedis pārņem uzņēmuma vadītāja atbildību?

Nē. Uzņēmuma vadītāja pienākums organizēt grāmatvedības kārtošanu, inventarizāciju, dokumentu saglabāšanu un pārskatu sagatavošanu paliek spēkā, tāpat kā atbildība par zaudējumiem, kas nodarīti viņa vainas dēļ. Ārpakalpojums maina izpildītāju, nevis vadītāja pienākumu apjomu.

Cik lielai jābūt grāmatveža civiltiesiskās atbildības apdrošināšanai?

Minimālais atbildības limits ir 3000 eiro. Tas ir 5000 eiro, ja vismaz viena klienta neto apgrozījums no saimnieciskās darbības iepriekšējā pārskata gadā pārsniedz 300 000 eiro. Slieksni rēķina pēc iepriekšējā pārskata gada, tāpēc, mainoties klientu lokam, mainās arī prasītā summa. Tas ir likumā noteiktais minimums, nevis apsolījums, ka tiks segti jebkuri zaudējumi.

Sagatavots un pārbaudīts 2026. gada 8. septembrī pēc Grāmatvedības likuma (27., 28., 31., 33., 34., 35., 36., 37., 38., 39., 40. un 41. līdz 45. panta un pārejas noteikumu 3. punkta), Administratīvās atbildības likuma 16. panta, kā arī Valsts ieņēmumu dienesta publicētās informācijas par ārpakalpojuma grāmatveža licenci un licencēto ārpakalpojuma grāmatvežu reģistru. Normas, summas un termiņi norādīti uz šo dienu. Šis ir vispārīgs kārtības apraksts, nevis juridiska konsultācija konkrētā lietā.