Daudzi uzņēmēji Latvijā ir dzirdējuši par elektroniskajiem rēķiniem un satraukušies. Kāds nolēma, ka papīra rēķini jau ir aizliegti, bet kāds sajauca termiņus un nobijās no sodiem. Patiesībā viss ir sakārtots loģiskāk un maigāk, nekā šķiet no baumām. Valsts ievieš strukturētos elektroniskos rēķinus pakāpeniski, un uzņēmumiem ir laiks mierīgi sagatavoties. Iztirzāsim pa soļiem, kas ir obligāts tieši tagad, kas kļūs obligāts vēlāk un kā sakārtot savu uzskaites sistēmu laikus.

Šis raksts ir paredzēts uzņēmumu īpašniekiem, grāmatvežiem un pašnodarbinātajiem, kuri izraksta un saņem rēķinus Latvijā. Šeit nav samudžinātu tehnisku formulējumu un biedējošu vispārinājumu. Ir tikai saprotami skaidrojumi, konkrēti datumi un pārbaudītas saites uz oficiāliem avotiem. Izlasot tekstu līdz galam, lasītājs precīzi zinās pašreizējos termiņus un varēs sastādīt pārejas plānu bez panikas.

Kāpēc šī tēma ir tik svarīga tieši tagad? Lieta ir tāda, ka ap elektroniskajiem rēķiniem ir daudz novecojušas informācijas. Termiņi tika pārcelti, un daudzi joprojām orientējas uz vecajiem datumiem. Taču precīza noteikumu zināšana ietaupa naudu un nervus. Tāpēc dažas minūtes lasīšanai šodien ir izdevīgāk nekā kļūdu risināšana vēlāk.

‍

Kas ir strukturēts elektroniskais rēķins

‍

Vispirms ir svarīgi saprast, par ko vispār ir runa. Strukturēts elektroniskais rēķins nav vienkārši PDF fails, kas nosūtīts pa pastu. Tas ir rēķins, kurš sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā. Šāds formāts ļauj apstrādāt rēķinu automātiski un elektroniski, bez manuālas datu ievades.

Šim formātam ir stingrs tehniskais standarts. Strukturētam elektroniskajam rēķinam jāatbilst Eiropas Savienības standartam LVS EN 16931-1:2017. Praksē tas nozīmē mašīnlasāmu formātu, parasti XML, nevis cilvēkam ierastu dokumentu. Tāpēc parasts PDF rēķins šai definīcijai neatbilst un tiek uzskatīts par cita veida rēķinu.

Šeit ir svarīgi uzreiz kliedēt vienu maldu. Daudzi domā, ka skaisti noformēts PDF arī ir elektroniskais rēķins. Bet atšķirība ir principiāla: PDF lasa cilvēks, bet strukturēto rēķinu lasa programma. Tieši automātiskā apstrāde atšķir īstu e-rēķinu no parasta elektroniska dokumenta. Šī atšķirība ir visu jauno prasību pamatā.

‍

Oficiālās prasības strukturētam elektroniskajam rēķinam ir publicētas Finanšu ministrijas tīmekļvietnē: fm.gov.lv

‍

No kurienes radās prasība

‍

Lai saprastu pašreizējos termiņus, noderīgi zināt jautājuma vēsturi. Strukturēto elektronisko rēķinu ieviešana ir noteikta ar grozījumiem Grāmatvedības likumā. Pirmos grozījumus Saeima pieņēma 2024. gada 31. oktobrī, un tie stājās spēkā 2025. gada 1. janvārī. Otros grozījumus Saeima pieņēma 2025. gada 5. jūnijā, un tie stājās spēkā 2025. gada 12. jūnijā.

Tieši otrie grozījumi mainīja galveno datumu. Ar pēdējiem likuma grozījumiem obligātā elektronisko rēķinu izmantošanas uzsākšana visu uzņēmumu savstarpējos darījumos tika pārcelta. Termiņš tika pārvietots no 2026. gada sākuma uz 2028. gada sākumu. Šis lēmums deva uzņēmumiem papildu divus gadus sagatavošanai.

Pārcelšanas iemesls bija visai praktisks. Daudzi uzņēmumi, īpaši mazie un vidējie, izrādījās tehniski negatavi pārejai 2026. gadā. Valsts to ņēma vērā un nolēma nodrošināt maigāku pāreju. Tāpēc šodien ir svarīgi orientēties tieši uz jaunajiem termiņiem, nevis uz novecojušiem datumiem no vecajām publikācijām.

‍

Pilns Grāmatvedības likuma grozījumu teksts ir pieejams oficiālajā tiesību aktu portālā: vestnesis.lv

‍

Kas ir obligāts tieši tagad

‍

Tagad pāriesim pie paša svarīgākā jautājuma. Kas tieši ir obligāts šodien, bet kas pagaidām ir brīvprātīgi? Šeit skaidri jānošķir dažādi darījumu veidi. Tad abstraktie noteikumi pārvēršas par saprotamu ainu konkrētam uzņēmumam.

Galvenais noteikums šodien attiecas uz darījumiem ar valsti. No 2025. gada 1. janvāra elektroniskie rēķini ir obligāti norēķinos ar valsts budžeta iestādēm. Tas attiecas uz darījumiem starp pašām valsts iestādēm, kā arī uz darījumiem starp uzņēmumiem un valsti. Tas nozīmē, ka, ja uzņēmums izraksta rēķinu budžeta iestādei, šim rēķinam jābūt strukturētam elektroniskajam.

Oficiālajā terminoloģijā šie segmenti tiek apzīmēti ar saīsinājumiem. G2G ir darījumi starp divām budžeta iestādēm. B2G ir rēķini no uzņēmuma budžeta iestādei. G2B ir rēķini no valsts uzņēmumam. Visos šajos gadījumos elektroniskais rēķins jau ir obligāts. Tāpēc uzņēmumiem, kuri strādā ar valsts pasūtījumu, ir svarīgi pārliecināties, ka viņu sistēma ir gatava.

‍

Pašreizējais statuss pa darījumu veidiem

‍

• Darījumi ar budžeta iestādēm (G2G, B2G, G2B): elektroniskais rēķins obligāts no 2025. gada 1. janvāra.
• Darījumi starp uzņēmumiem (B2B): elektronisko rēķinu izmantošana brīvprātīga līdz 2028. gadam.
• Darījumi ar fiziskām personām (B2C): pienākums noformēt strukturēto elektronisko rēķinu uz tiem neattiecas.

‍

Kas kļūs obligāts no 2028. gada

‍

Nākotnes termiņu izpratne palīdz plānot laikus. Galvenā izmaiņa attiecas uz darījumiem starp uzņēmumiem, tas ir, B2B segmentu. No 2028. gada 1. janvāra Latvijā reģistrēts uzņēmums darījumā ar citu uzņēmumu būs obligāti jānoformē dokumentu samaksāšanai kā elektroniskais rēķins. Vienlaikus izsniegtais elektroniskais rēķins būs jānodod Valsts ieņēmumu dienestam.

Vienlaikus sagatavoties var jau tagad. B2B darījumos jau šodien ir atļauts gatavot elektroniskos rēķinus brīvprātīgi. Bet brīvprātīgi nodot šādu rēķinu datus Valsts ieņēmumu dienestam var, sākot no 2026. gada. Tāpēc periods līdz 2028. gadam ir ērts logs sistēmu testēšanai un raitai pielāgošanai.

Šī pakāpeniskums nav nejaušs. Vispirms valsts padarīja obligātus darījumus ar budžeta iestādēm, tad deva uzņēmumiem laiku brīvprātīgai pārejai, un tikai pēc tam ievieš pienākumu visiem. Šāda pieeja mazina slogu mazajam un vidējam biznesam. Tāpēc saprātīga stratēģija ir negaidīt pēdējo brīdi, bet izmantot pārejas periodu.

‍

Aktuālo informāciju par termiņiem un kārtību publicē Valsts ieņēmumu dienests: vid.gov.lv

‍

Kā tiek pārsūtīti elektroniskie rēķini

‍

Kad termiņi ir skaidri, rodas tehnisks jautājums. Kā tieši nosūtīt un saņemt strukturētos rēķinus? Šeit valsts ir paredzējusi vairākus kanālus, un uzņēmums var izvēlēties ērtu. Tas noņem bailes, ka jāpērk kāda viena dārga sistēma.

Pirmais kanāls ir bezmaksas valsts pakalpojumu portāls un vienotā elektroniskā saziņa. Caur valsts portāla sistēmu un elektronisko adresi var nosūtīt un saņemt rēķinus bez papildu izmaksām. Šis variants ir īpaši ērts maziem uzņēmumiem ar nelielu rēķinu skaitu. Tāpēc pat bizness bez sarežģītas grāmatvedības programmas var izpildīt prasības.

Otrais ceļš ir privātie datu apmaiņas pakalpojumu sniedzēji. Tirgū strādā specializēti servisi, kuri iebūvē elektroniskos rēķinus tieši uzņēmuma uzskaites sistēmā. Trešais variants ir apmaiņa pa elektronisko pastu pēc abpusējas vienošanās piemērotā strukturētā formātā. Tādējādi katram uzņēmumam ir izvēle atbilstoši saviem mērogiem un vajadzībām.

Kanāla izvēli vērts veikt apzināti. Mazam biznesam ar dažiem rēķiniem mēnesī parasti pietiek ar bezmaksas valsts portālu. Vidējam un lielam uzņēmumam ērtāks ir privātais pakalpojuma sniedzējs, integrēts ar grāmatvedības programmu. Bet apmaiņa pa elektronisko pastu ir piemērota atsevišķiem partneriem, ar kuriem ir tieša vienošanās. Tāpēc pirms izvēles noderīgi novērtēt reālo rēķinu apjomu un savas uzskaites sistēmas iespējas.

‍

Trīs elektronisko rēķinu apmaiņas kanāli

‍

1. Bezmaksas valsts pakalpojumu portāls un vienotās elektroniskās saziņas elektroniskā adrese.
2. Privātie datu apmaiņas pakalpojumu sniedzēji, integrēti grāmatvedības sistēmā.
3. Apmaiņa pa elektronisko pastu pēc abpusējas vienošanās strukturētā formātā.

‍

Svarīgas praktiskas detaļas

‍

Jaunajiem noteikumiem ir nianses, ko viegli palaist garām. Šo detaļu zināšana palīdz izvairīties no kļūdām pārejas laikā. Iztirzāsim dažus praktiskus momentus, kuri bieži rada jautājumus. Tie attiecas uz formātu, avansiem un pieļaujamajiem izņēmumiem.

Pirmā detaļa attiecas uz dokumentu formātu. Darījumos, uz kuriem attieksies elektronisko rēķinu pienākums, papīra rēķinu vai rēķinu nestrukturētā formātā izsniegšana kļūs neiespējama. Tas nozīmē, ka ierastais PDF šajos gadījumos vairs neder. Bet darījumos, uz kuriem obligātās prasības neattiecas, papīra un citus formātus var turpināt izmantot.

Otrā detaļa attiecas uz avansa rēķiniem. Avansa rēķins, kurš paredzēts samaksāšanai pirms preces vai pakalpojuma saņemšanas, arī jānoformē kā strukturēts elektroniskais rēķins. Daudzi aizmirst par šo momentu un gatavo avansus pa vecam. Tāpēc, iestatot sistēmu, vērts uzreiz paredzēt arī avansa rēķinus.

Trešā detaļa attiecas uz izņēmumiem. Likums paredz gadījumus, kad strukturēto elektronisko rēķinu var nenoformēt, piemēram, noteiktiem dokumentiem, kas reģistrējami caur kases sistēmām. Konkrētie izņēmumi tiek noteikti Ministru kabineta noteikumos. Tāpēc strīdīgās situācijās vērts sverēties ar aktuālajām normām vai vērsties pie speciālista.

‍

Kāpēc valsts ievieš elektroniskos rēķinus

‍

Jebkuru jaunu prasību ir vieglāk pieņemt, kad ir saprotama tās jēga. Pāreja uz elektroniskajiem rēķiniem nav tikai birokrātiska kaprīze. Tā ir daļa no kopējās grāmatvedības procesu digitalizācijas stratēģijas. Šai reformai ir konkrēti mērķi, kuri galu galā ir izdevīgi gan valstij, gan biznesam.

Pirmais mērķis ir finanšu caurspīdīguma palielināšana. Kad rēķini tiek pārsūtīti strukturētā veidā, datus ir vieglāk pārbaudīt un salīdzināt. Otrais mērķis ir ēnu ekonomikas mazināšana, jo automātiskā apstrāde apgrūtina darījumu slēpšanu. Trešais mērķis ir manuālā darba mazināšana grāmatvedībā, jo mašīnlasāmi rēķini tiek apstrādāti ātrāk un ar mazāku kļūdu skaitu. Tāpēc reforma strādā godīga biznesa labā.

Ir arī tieša izdevība pašiem uzņēmumiem. Automātiskā rēķinu apstrāde ietaupa darbinieku laiku un mazina drukas kļūdu risku manuālajā ievadē. Elektroniskā apmaiņa paātrina rēķinu saņemšanu un apmaksu, kas uzlabo naudas plūsmu. Tāpēc daudzi uzņēmumi pāriet uz elektroniskajiem rēķiniem brīvprātīgi, vēl pirms obligātā termiņa. Viņiem tas nav slogs, bet veids, kā sakārtot finanses.

‍

Kā norit ieviešana praksē

‍

Noderīgi paskatīties, kā reforma izskatās skaitļos. Ieviešanas dinamika rāda, ka bizness pakāpeniski apgūst jauno formātu. Tas palīdz novērtēt reālo pārmaiņu mērogu bez pārspīlējumiem. Un tas ir lieks arguments par labu tam, lai gatavotos mierīgi un laikus.

Pieauguma tempi ir visai uzskatāmi. Ja 2024. gada sākumā Latvijā tika izrakstīti tikai aptuveni 10 tūkstoši elektronisko rēķinu, tad vēlāk šis skaits pieauga līdz simtiem tūkstošu. Šāds pieaugums ir saistīts galvenokārt ar obligātajiem darījumiem ar budžeta iestādēm. Tāpēc var teikt, ka sistēma jau strādā un iziet pārbaudi reālās operācijās.

No šīs dinamikas izriet saprātīgs secinājums. Jo agrāk uzņēmums pieslēgsies elektroniskajai apmaiņai, jo vairāk laika tam būs procesu atkļūdošanai. Tie, kuri sāks mierīgā režīmā, izvairīsies no steigas pirms obligātā termiņa. Bet tie, kuri visu atliks uz pēdējo brīdi, riskē saskarties ar slogu un kļūdām. Tāpēc pārejas periods līdz 2028. gadam jāuztver kā dāvana, nevis kā problēmas atlikšana.

‍

Kā sagatavoties laikus

‍

Teorija kļūst noderīga, kad pārvēršas konkrētā plānā. Aplūkosim vienkāršu darbību secību uzņēmumam. Šis plāns palīdz izmantot pārejas periodu ar labumu. Tas derēs gan lielam biznesam, gan mazai kompānijai.

Pirmais solis ir novērtēt pašreizējo grāmatvedības sistēmu. Jāsaprot, vai tā prot izrakstīt un pieņemt rēķinus standarta LVS EN 16931 formātā. Otrais solis ir izvēlēties ērtu apmaiņas kanālu, no bezmaksas valsts portāla līdz privātam pakalpojuma sniedzējam. Trešais solis ir notestēt procesu brīvprātīgi, negaidot obligāto termiņu. Šāda secība noņem lielu daļu trauksmes.

Tiem, kuri strādā ar valsts pasūtījumu, ir atsevišķs padoms. Tā kā darījumiem ar budžeta iestādēm prasība jau darbojas, sistēmas pārbaudi atlikt nedrīkst. Bet pārējiem uzņēmumiem saprātīgi sākt iestatīšanu mierīgā režīmā līdz 2028. gadam. Sarežģītu vai nestandarta gadījumu gadījumā noderīgi vērsties pie grāmatvedības speciālistiem. Kompetenta sagatavošanās pārvērš reformu par ierastu darba uzdevumu.

Noderīgi arī laikus pārrunāt pāreju ar saviem biznesa partneriem. Ja darījuma partneris jau pieņem elektroniskos rēķinus, var sākt apmaiņu brīvprātīgi un atkļūdot procesu kopā. Kopīga testēšana atklāj tehniskas nesakritības laikus, nevis obligātās pārejas dienā. Tāpēc dialogs ar piegādātājiem un klientiem ir svarīga sagatavošanās daļa. Jo vairāk partneru pāries laikus, jo vienkāršāk būs visiem.

‍

Biežāk uzdotie jautājumi

‍

Vai elektroniskie rēķini starp uzņēmumiem ir obligāti jau tagad?

‍

Nē, šodien strukturēto elektronisko rēķinu izmantošana darījumos starp uzņēmumiem paliek brīvprātīga. Obligāta tā kļūs no 2028. gada 1. janvāra. Vienlaikus gatavot šādus rēķinus un testēt procesu var jau tagad. Bet brīvprātīgi nodot to datus Valsts ieņēmumu dienestam var, sākot no 2026. gada.

‍

Vai joprojām var izrakstīt rēķinus PDF formātā?

‍

Tas ir atkarīgs no darījuma veida. Darījumos, uz kuriem attiecas elektronisko rēķinu pienākums, papīra un nestrukturētus formātus, ieskaitot parasto PDF, izmantot nedrīkst. Pārējos darījumos rēķinu izrakstīšana papīra vai citā formātā pagaidām turpinās. Tāpēc ir svarīgi saprast, kurā kategorijā ietilpst konkrētais darījums.

‍

Vai avansa rēķini jānoformē kā elektroniskie?

‍

Jā, avansa rēķins arī jānoformē kā strukturēts elektroniskais rēķins tur, kur darbojas šī prasība. Avansa rēķins ir paredzēts samaksāšanai pirms preces vai pakalpojuma saņemšanas, un vispārējais noteikums attiecas arī uz to. Tāpēc, iestatot sistēmu, vērts uzreiz paredzēt avansa rēķinu apstrādi.

‍

Kāds formāts jābūt elektroniskajam rēķinam?

‍

Strukturētam elektroniskajam rēķinam jāatbilst Eiropas Savienības standartam LVS EN 16931-1:2017. Tas ir mašīnlasāms formāts, kas ļauj apstrādāt rēķinu automātiski. Parasts cilvēklasāms PDF šai definīcijai neatbilst. Tāpēc prasību izpildei ir vajadzīga sistēma, kas atbalsta vajadzīgo standartu.

‍

Vai prasība attiecas uz rēķiniem fiziskām personām?

‍

Pienākums noformēt strukturēto elektronisko rēķinu ir vērsts uz darījumiem starp uzņēmumiem un ar budžeta iestādēm. Uz rēķiniem fiziskām personām, tas ir, B2C segmentu, šis pienākums neattiecas. Tāpēc mazumtirdzniecības pārdošanai privātajiem klientiem tiek piemēroti parastie noteikumi. Šaubu gadījumā vērts sverēties ar aktuālajām normām vai speciālistu.

‍

Kā Lex&Finance speciālisti palīdzēs ar pāreju uz elektroniskajiem rēķiniem

‍

Lex&Finance komanda specializējas grāmatvedības un nodokļu jautājumos un jau daudzus gadus strādā ar krievvalodīgajiem klientiem Latvijā. Uzņēmuma speciālisti pārzina aktuālās Grāmatvedības likuma normas un precīzos elektronisko rēķinu ieviešanas termiņus. Tāpēc viņi palīdz klientiem orientēties tieši uz spēkā esošajām prasībām, nevis uz novecojušiem datumiem no vecajām publikācijām.

Lex&Finance speciālisti veic uzņēmuma grāmatvedības sistēmas auditu, novērtē tās gatavību elektronisko rēķinu standartam un palīdz izvēlēties ērtu apmaiņas kanālu. Viņi paskaidro, kuri darījumi jau ietilpst obligātajās prasībās, un palīdz iestatīt procesus laikus, izmantojot pārejas periodu. Turklāt uzņēmums konsultē par avansa rēķinu, izņēmumu un datu nodošanas Valsts ieņēmumu dienestam niansēm. Vēršanās pie profesionāļiem pārvērš tehnisku reformu par saprotamu un pārvaldāmu rīcības plānu.