Структурированные электронные счета в Латвии: что обязательно уже сейчас и к чему готовиться бизнесу

‍

Многие предприниматели в Латвии услышали про электронные счета и заволновались. Кто-то решил, что бумажные счета уже под запретом, а кто-то перепутал сроки и испугался штрафов. На деле всё устроено логичнее и мягче, чем кажется из слухов. Государство вводит структурированные электронные счета поэтапно, и у бизнеса есть время спокойно подготовиться. Давайте разберёмся по шагам, что обязательно прямо сейчас, что станет обязательным позже и как привести свою учётную систему в порядок заранее.

Эта статья написана для владельцев предприятий, бухгалтеров и самозанятых, которые выставляют и получают счета в Латвии. Здесь нет запутанных технических формулировок и пугающих обобщений. Есть только понятные объяснения, конкретные даты и проверенные ссылки на официальные источники. Прочитав текст до конца, читатель будет точно знать текущие сроки и сможет составить план перехода без паники.

Почему эта тема так важна именно сейчас? Дело в том, что вокруг электронных счетов много устаревшей информации. Сроки переносились, и многие до сих пор ориентируются на старые даты. А ведь точное знание правил экономит деньги и нервы. Поэтому потратить несколько минут на чтение сегодня выгоднее, чем разбираться с ошибками потом.

‍

Что такое структурированный электронный счёт

‍

Сначала важно понять, о чём вообще идёт речь. Структурированный электронный счёт это не просто файл PDF, отправленный по почте. Это счёт, который подготовлен, отправлен и получен в структурированном электронном формате. Такой формат позволяет обрабатывать счёт автоматически и электронно, без ручного ввода данных.

У этого формата есть строгий технический стандарт. Структурированный электронный счёт должен соответствовать стандарту Европейского союза LVS EN 16931-1:2017. На практике это означает машиночитаемый формат, обычно XML, а не привычный человеку документ. Поэтому обычный PDF-счёт под это определение не подходит и считается другим типом счёта.

Здесь важно сразу развеять одно заблуждение. Многие думают, что красиво оформленный PDF и есть электронный счёт. Но разница принципиальна: PDF читает человек, а структурированный счёт читает программа. Именно автоматическая обработка отличает настоящий e-rēķins от обычного электронного документа. Это различие и лежит в основе всех новых требований.

‍

Официальные требования к структурированному электронному счёту опубликованы на сайте Министерства финансов: fm.gov.lv

‍

Откуда взялось требование

‍

Чтобы понять текущие сроки, полезно знать историю вопроса. Внедрение структурированных электронных счетов установлено поправками к Закону о бухгалтерии. Первые поправки Сейм принял 31 октября 2024 года, и они вступили в силу с 1 января 2025 года. Вторые поправки Сейм принял 5 июня 2025 года, и они вступили в силу с 12 июня 2025 года.

Именно вторые поправки изменили ключевую дату. Последними поправками к закону начало обязательного использования электронных счетов во взаимных сделках всех предприятий было перенесено. Срок сдвинулся с начала 2026 года на начало 2028 года. Это решение дало бизнесу дополнительные два года на подготовку.

Причина переноса была вполне практичной. Многие предприятия, особенно малые и средние, оказались технически не готовы к переходу в 2026 году. Государство учло это и решило обеспечить более мягкий переход. Поэтому сегодня важно ориентироваться именно на новые сроки, а не на устаревшие даты из старых публикаций.

‍

Полный текст поправок к Закону о бухгалтерии доступен на официальном правовом портале: vestnesis.lv

‍

Что обязательно прямо сейчас

‍

Теперь перейдём к самому важному вопросу. Что именно обязательно сегодня, а что пока добровольно? Здесь нужно чётко разделять разные типы сделок. Тогда абстрактные правила превращаются в понятную картину для конкретного бизнеса.

Главное правило на сегодня касается сделок с государством. С 1 января 2025 года электронные счета обязательны в расчётах с государственными бюджетными учреждениями. Это касается сделок между самими госучреждениями, а также сделок между предприятиями и государством. То есть если предприятие выставляет счёт бюджетному учреждению, этот счёт должен быть структурированным электронным.

В официальной терминологии эти сегменты обозначают сокращениями. G2G это сделки между двумя бюджетными учреждениями. B2G это счета от предприятия бюджетному учреждению. G2B это счета от государства предприятию. Во всех этих случаях электронный счёт уже обязателен. Поэтому предприятиям, работающим с госзаказом, важно убедиться, что их система готова.

‍

Текущий статус по типам сделок

‍

• Сделки с бюджетными учреждениями (G2G, B2G, G2B): электронный счёт обязателен с 1 января 2025 года.
• Сделки между предприятиями (B2B): использование электронных счетов добровольно вплоть до 2028 года.
• Сделки с физическими лицами (B2C): обязанность оформлять структурированный электронный счёт на них не распространяется.

‍

Что станет обязательным с 2028 года

‍

Понимание будущих сроков помогает планировать заранее. Главное изменение касается сделок между предприятиями, то есть сегмента B2B. С 1 января 2028 года латвийское предприятие в сделке с другим предприятием будет обязано оформлять документ для оплаты как электронный счёт. Одновременно с этим выставленный электронный счёт нужно будет передавать в Службу государственных доходов.

При этом подготовиться можно уже сейчас. В сделках B2B уже сегодня разрешено готовить электронные счета на добровольной основе. А добровольно передавать данные таких счетов в Службу государственных доходов можно начиная с 2026 года. Поэтому период до 2028 года это удобное окно для тестирования и плавной настройки систем.

Эта поэтапность не случайна. Сначала государство сделало обязательными сделки с бюджетными учреждениями, затем дало бизнесу время на добровольный переход, и только потом вводит обязанность для всех. Такой подход снижает нагрузку на малый и средний бизнес. Поэтому разумная стратегия это не ждать последнего момента, а использовать переходный период.

‍

Актуальную информацию о сроках и порядке публикует Служба государственных доходов: vid.gov.lv

‍

Как передаются электронные счета

‍

Когда сроки понятны, возникает технический вопрос. Как именно отправлять и получать структурированные счета? Здесь государство предусмотрело несколько каналов, и предприятие может выбрать удобный. Это снимает страх, что нужно покупать какую-то одну дорогую систему.

Первый канал это бесплатный государственный портал услуг и единая электронная связь. Через систему государственного портала и электронный адрес можно отправлять и получать счета без дополнительных затрат. Этот вариант особенно удобен для небольших предприятий с малым числом счетов. Поэтому даже бизнес без сложной бухгалтерской программы может выполнить требования.

Второй путь это частные провайдеры обмена данными. На рынке работают специализированные сервисы, которые встраивают электронные счета прямо в учётную систему предприятия. Третий вариант это обмен через электронную почту по взаимному согласию сторон в подходящем структурированном формате. Таким образом, у каждого предприятия есть выбор под свои масштабы и потребности.

Выбор канала стоит делать осознанно. Маленькому бизнесу с несколькими счетами в месяц обычно достаточно бесплатного государственного портала. Среднему и крупному предприятию удобнее частный провайдер, интегрированный с бухгалтерской программой. А обмен по электронной почте подходит для отдельных партнёров, с которыми есть прямая договорённость. Поэтому перед выбором полезно оценить реальный объём счетов и возможности своей учётной системы.

‍

Три канала обмена электронными счетами

‍

1. Бесплатный государственный портал услуг и электронный адрес единой электронной связи.
2. Частные провайдеры обмена данными, встроенные в бухгалтерскую систему.
3. Обмен через электронную почту по взаимному согласию сторон в структурированном формате.

‍

Важные практические детали

‍

У новых правил есть нюансы, которые легко упустить. Знание этих деталей помогает избежать ошибок при переходе. Разберём несколько практических моментов, которые часто вызывают вопросы. Они касаются формата, авансов и допустимых исключений.

Первая деталь касается формата документов. В сделках, на которые распространится обязанность электронных счетов, выставление бумажных счетов или счетов в неструктурированных форматах станет невозможным. То есть привычный PDF в этих случаях уже не подойдёт. А вот в сделках, на которые обязательные требования не распространяются, бумажные и другие форматы можно продолжать использовать.

Вторая деталь касается авансовых счетов. Авансовый счёт, который предназначен для оплаты до получения товара или услуги, также нужно оформлять как структурированный электронный счёт. Многие забывают про этот момент и готовят авансы по старинке. Поэтому при настройке системы стоит сразу предусмотреть и авансовые счета.

Третья деталь касается исключений. Закон предусматривает случаи, когда структурированный электронный счёт можно не оформлять, например для определённых документов, регистрируемых через кассовые системы. Конкретные исключения устанавливаются правилами Кабинета министров. Поэтому в спорных ситуациях стоит свериться с актуальными нормами или обратиться к специалисту.

‍

Зачем государство вводит электронные счета

‍

Любое новое требование легче принять, когда понятен его смысл. Переход на электронные счета это не просто бюрократическая прихоть. Это часть общей стратегии цифровизации бухгалтерских процессов. У этой реформы есть конкретные цели, которые в итоге выгодны и государству, и бизнесу.

Первая цель это повышение финансовой прозрачности. Когда счета передаются в структурированном виде, данные легче проверять и сопоставлять. Вторая цель это сокращение теневой экономики, ведь автоматическая обработка усложняет сокрытие сделок. Третья цель это снижение ручного труда в бухгалтерии, поскольку машиночитаемые счета обрабатываются быстрее и с меньшим числом ошибок. Поэтому реформа работает на пользу честного бизнеса.

Есть и прямая выгода для самих предприятий. Автоматическая обработка счетов экономит время сотрудников и снижает риск опечаток при ручном вводе. Электронный обмен ускоряет получение и оплату счетов, что улучшает денежный поток. Поэтому многие компании переходят на электронные счета добровольно, ещё до наступления обязательного срока. Для них это не нагрузка, а способ навести порядок в финансах.

‍

Как идёт внедрение на практике

‍

Полезно посмотреть, как реформа выглядит в цифрах. Динамика внедрения показывает, что бизнес постепенно осваивает новый формат. Это помогает оценить реальный масштаб перемен без преувеличений. И это лишний аргумент в пользу того, чтобы готовиться спокойно и заранее.

Темпы роста весьма показательны. Если в начале 2024 года в Латвии было выписано лишь около 10 тысяч электронных счетов, то позже это число выросло до сотен тысяч. Такой рост связан прежде всего с обязательными сделками с бюджетными учреждениями. Поэтому можно сказать, что система уже работает и проходит обкатку на реальных операциях.

Из этой динамики следует разумный вывод. Чем раньше предприятие подключится к электронному обмену, тем больше времени у него будет на отладку процессов. Те, кто начнёт в спокойном режиме, избегут спешки перед обязательным сроком. А те, кто отложит всё на последний момент, рискуют столкнуться с нагрузкой и ошибками. Поэтому переходный период до 2028 года стоит воспринимать как подарок, а не как отсрочку проблемы.

‍

Как подготовиться заранее

‍

Теория становится полезной, когда превращается в конкретный план. Рассмотрим простую последовательность действий для предприятия. Этот план помогает использовать переходный период с пользой. Он подходит и крупному бизнесу, и небольшой компании.

Первый шаг это оценить текущую бухгалтерскую систему. Нужно понять, умеет ли она выставлять и принимать счета в формате стандарта LVS EN 16931. Второй шаг это выбрать удобный канал обмена, от бесплатного государственного портала до частного провайдера. Третий шаг это протестировать процесс на добровольной основе, не дожидаясь обязательного срока. Такая последовательность снимает большую часть тревоги.

Для тех, кто работает с госзаказом, есть отдельный совет. Поскольку для сделок с бюджетными учреждениями требование уже действует, проверку системы откладывать нельзя. А для остальных предприятий разумно начать настройку в спокойном режиме до 2028 года. При сложных или нестандартных случаях полезно обратиться к специалистам по бухгалтерии. Грамотная подготовка превращает реформу в обычную рабочую задачу.

Полезно также заранее обсудить переход со своими партнёрами по бизнесу. Если контрагент уже принимает электронные счета, можно начать обмен на добровольной основе и отладить процесс вместе. Совместное тестирование выявляет технические нестыковки заранее, а не в день обязательного перехода. Поэтому диалог с поставщиками и клиентами это важная часть подготовки. Чем больше партнёров перейдут заранее, тем проще будет всем.

‍

Часто задаваемые вопросы

‍

Обязательны ли электронные счета между предприятиями уже сейчас?

‍

Нет, на сегодня использование структурированных электронных счетов в сделках между предприятиями остаётся добровольным. Обязательным оно станет с 1 января 2028 года. При этом готовить такие счета и тестировать процесс можно уже сейчас. А добровольно передавать их данные в Службу государственных доходов можно начиная с 2026 года.

‍

Можно ли по-прежнему выставлять счета в формате PDF?

‍

Это зависит от типа сделки. В сделках, на которые распространяется обязанность электронных счетов, бумажные и неструктурированные форматы, включая обычный PDF, использовать нельзя. В остальных сделках выставление счетов в бумажном или другом формате пока продолжается. Поэтому важно понимать, под какую категорию попадает конкретная сделка.

‍

Нужно ли оформлять авансовые счета как электронные?

‍

Да, авансовый счёт также нужно оформлять как структурированный электронный счёт там, где действует это требование. Авансовый счёт предназначен для оплаты до получения товара или услуги, и общее правило распространяется и на него. Поэтому при настройке системы стоит сразу предусмотреть обработку авансовых счетов.

‍

Какой формат должен иметь электронный счёт?

‍

Структурированный электронный счёт должен соответствовать стандарту Европейского союза LVS EN 16931-1:2017. Это машиночитаемый формат, который позволяет обрабатывать счёт автоматически. Обычный человекочитаемый PDF под это определение не подходит. Поэтому для выполнения требований нужна система, поддерживающая нужный стандарт.

‍

Распространяется ли требование на счета физическим лицам?

‍

Обязанность оформлять структурированный электронный счёт направлена на сделки между предприятиями и с бюджетными учреждениями. На счета физическим лицам, то есть сегмент B2C, эта обязанность не распространяется. Поэтому для розничных продаж частным клиентам применяются обычные правила. При сомнениях стоит свериться с актуальными нормами или специалистом.

‍

Как специалисты Lex&Finance помогут с переходом на электронные счета

‍

Команда Lex&Finance специализируется на бухгалтерском и налоговом сопровождении и работает с русскоязычными клиентами в Латвии уже много лет. Специалисты компании знают актуальные нормы Закона о бухгалтерии и точные сроки внедрения электронных счетов. Поэтому они помогают клиентам ориентироваться именно на действующие требования, а не на устаревшие даты из старых публикаций.

Специалисты Lex&Finance проводят аудит бухгалтерской системы предприятия, оценивают её готовность к стандарту электронных счетов и помогают выбрать удобный канал обмена. Они подсказывают, какие сделки уже подпадают под обязательные требования, и помогают настроить процессы заранее, используя переходный период. Кроме того, компания консультирует по нюансам авансовых счетов, исключений и передачи данных в Службу государственных доходов. Обращение к профессионалам превращает техническую реформу в понятный и управляемый план действий.