Elektroniskie rēķini Latvijā 2026. gadā

Elektroniskie rēķini Latvijā 2026. gadā rada vienu praktisku jautājumu: kas uzņēmumiem ir obligāts jau tagad un kas atlikts līdz 2028. gadam. Atbilde nav atkarīga no uzņēmuma lieluma. Tā ir atkarīga no tā, kam jūs izrakstāt rēķinu. Ja rēķina saņēmējs ir budžeta iestāde, strukturēts elektroniskais rēķins jums ir obligāts kopš 2025. gada 1. janvāra, bet kopš 2026. gada 1. janvāra šo rēķinu dati ir jānodod arī Valsts ieņēmumu dienestam (VID). Darījumiem ar budžeta iestādi, kas noslēgti līdz 2024. gada 31. decembrim, likums lika sākt piemērot e-rēķina noformēšanas prasību „ne vēlāk kā no 2026. gada 1. janvāra“. Ja rēķina saņēmējs ir cits Latvijā reģistrēts uzņēmums, kas nav budžeta iestāde, pienākums sāksies 2028. gada 1. janvārī. Robežgadījums ir rēķins, ko uzņēmumam izraksta pati budžeta iestāde: šeit pārejas noteikumu formulējums un dienesta skaidrojumi nesakrīt, tāpēc šādam darījumam datumu pārbauda atsevišķi, nevis pēc vispārīgā 2028. gada termiņa.

Raksts ir pilnībā atjaunināts 2026. gada 17. septembrī pēc pirmavotiem: Grāmatvedības likuma spēkā esošajai redakcijai, Ministru kabineta 2025. gada 9. decembra noteikumiem Nr. 749, Ministru kabineta noteikumiem Nr. 877 un Valsts ieņēmumu dienesta skaidrojumiem. Katram datumam ir norādīta norma, lai jūs to varētu pārbaudīt paši.

Kam elektroniskie rēķini ir obligāti un no kura datuma

Pats pienākums ir formulēts Grāmatvedības likuma 11. panta četrpadsmitajā daļā: „Attaisnojuma dokumentu, kuru uzņēmums izsniedz citam Latvijas Republikā reģistrētam uzņēmumam ... samaksāšanai (rēķinu), noformē kā strukturētu elektronisko rēķinu.“ Šajā teikumā ir divi nosacījumi, kurus pārstāstos viegli pazaudēt, un tie abi maina atbildi. Pirmais: rēķina saņēmējam jābūt Latvijas Republikā reģistrētam uzņēmumam. Otrais: runa ir par dokumentu, kas izsniegts samaksāšanai. Nozīme ir dokumenta funkcijai darījumā, nevis tā nosaukumam.

Datumus nosaka nevis šis pants, bet likuma pārejas noteikumi. Par darījumiem ar budžeta iestādēm, kas noslēgti līdz 2024. gada 31. decembrim, 9. punkts noteic, ka 11. panta četrpadsmito daļu „sāk piemērot ne vēlāk kā no 2026. gada 1. janvāra“. Tāpēc tabulā blakus katram termiņam ir norādīts konkrēts punkts.

Vienu robežgadījumu tabula atspoguļo tā, kā to nosauc iestādes, nevis pēc savas interpretācijas: gan dienests, gan Finanšu ministrija 2025. gada termiņā ieskaita visus trīs segmentus, arī G2B, tas ir, iestādes rēķinu uzņēmumam. Vienlaikus pārejas noteikumu 8. punkts pats runā par rēķina saņēmēja statusu. Ja iestāde izraksta rēķinu uzņēmumam, šo gadījumu vērts pārbaudīt pēc aktuālā dienesta skaidrojuma.

Tabulā nav neviena termiņa, kas būtu piesaistīts apgrozījumam, darbinieku skaitam vai nozarei. Spēkā esošajā redakcijā tādu sliekšņu nav, un tas ir svarīgākais, kas jāzina uzņēmējam, kurš cer, ka prasība mazos uzņēmumus neskars.

No 2026. vai no 2028. gada: kas te tiek sajaukts

Sākotnēji obligātie e-rēķini uzņēmumu savstarpējos darījumos bija paredzēti no 2026. gada sākuma. Termiņu pārcēla uz 2028. gada sākumu, un to izdarīja Saeima ar likumu, nevis valdība ar rīkojumu. Atsauce uz šo redakciju ir norādīta turpat, zem pārejas noteikumu 8. punkta: 31.10.2024. likuma redakcija ar grozījumiem, kas izdarīti ar 05.06.2025. likumu, spēkā no 12.06.2025.

Pārcelts tika viens termiņš, nevis visa reforma. Precīzi: pienākums noformēt e-rēķinu darījumā ar citu Latvijā reģistrētu uzņēmumu, kas nav budžeta iestāde, un līdz ar to šo rēķinu datu nodošana dienestam. Viss, kas attiecas uz budžeta iestādēm, palika savā vietā. Rēķins iestādei ir e-rēķins kopš 2025. gada 1. janvāra, bet šo rēķinu datu nodošana dienestam sākās 2026. gada 1. janvārī, un tas ir pienākums, nevis izvēle. Brīvprātīga datu nodošana no tā paša datuma attiecas tikai uz uzņēmumiem, kas nav budžeta iestādes, apmainās ar rēķiniem savā starpā un izmanto noteikumu Nr. 749 10.2. vai 10.3. apakšpunktā minēto kanālu.

Vēl viens maldu avots ir sods. Grāmatvedības likumā nav atsevišķa administratīvā pārkāpuma sastāva tieši par strukturēta e-rēķina nenoformēšanu; pati prasība ir 11. panta četrpadsmitajā daļā. Sodus grāmatvedības jomā nosaka 41., 42., 43. un 44. pants. Attaisnojuma dokumentu noformēšanas, reģistrēšanas un lietošanas kārtības neievērošanai 43. panta pirmā daļa paredz „brīdinājumu vai naudas sodu līdz astoņdesmit sešām naudas soda vienībām“, un viena naudas soda vienība ir pieci euro (Administratīvās atbildības likuma 16. panta otrā daļa), tātad astoņdesmit sešas vienības ir līdz 430 euro. Atsevišķs, cits sastāvs ir grāmatvedības kārtošanas noteikumu neievērošana un gada pārskata neiesniegšana: par to 42. pants paredz brīdinājumu vai naudas sodu līdz četrsimt vienībām, tātad līdz 2000 euro. Tas nav smagāks tarifs par to pašu rēķinu. Šie ir vispārīgu sastāvu maksimālie apmēri, un no tiem nevar aprēķināt sodu konkrētā situācijā: vai un kurā sastāvā gadījums ietilpst, kā arī sankcijas veidu izvērtē dienests administratīvā pārkāpuma procesā (45. panta pirmā daļa).

Kur termiņš, iespējams, jau ir nokavēts

Ja kāds no punktiem attiecas uz jūsu uzņēmumu, gaidīšana līdz 2028. gadam vairs nav plāns.

• Rēķini kādai iestādei jau tagad, bet gatavošanās atlikta uz 2028. gadu. Rēķins budžeta iestādei jānoformē kā e-rēķins kopš 2025. gada 1. janvāra (darījumiem, kas noslēgti līdz 2024. gada 31. decembrim, prasību sāka piemērot ne vēlāk kā no 2026. gada 1. janvāra), bet kopš 2026. gada 1. janvāra tā dati jānodod dienestam. Datus nodod vienu reizi, ne vēlāk kā piecu darbdienu laikā pēc nosūtīšanas dienas (noteikumu Nr. 749 14. punkts).
• Neaktivizēts oficiālās elektroniskās adreses konts. Noteikumu Nr. 749 4.1. apakšpunkts šo kanālu pieļauj tikai tad, ja oficiālās elektroniskās adreses konts ir aktivizēts. Bez tā šis kanāls nav pieejams, un jāizmanto operatora kanāls vai cits 4.3. apakšpunktā minētais kanāls.
• Pārliecība, ka PDF pa e-pastu ir e-rēķins. Nozīme ir datnes formātam, nevis piegādes veidam. Pats e-pasts kā kanāls ir atļauts, bet PDF datne nekļūst par strukturētu elektronisko rēķinu: dokumentam jāatbilst noteiktajam formātam, standartam un tehniskajai specifikācijai.
• Pieņēmums, ka runa ir tikai par kapitālsabiedrībām. Likuma 3. panta pirmās daļas 4. punkts starp likuma subjektiem nosauc individuālos komersantus, individuālos uzņēmumus, zemnieku un zvejnieku saimniecības un citas fiziskās personas, kas veic saimniecisko darbību, bet tā paša panta otrā daļa noteic: „Ar šajā likumā lietoto terminu «uzņēmums» saprot visus šā panta pirmajā daļā minētos likuma subjektus.“
• Plānošana, balstoties uz Saeimā iesniegtu likumprojektu. Par to ir atsevišķa sadaļa zemāk. Īsi: nepieņemts likumprojekts nemaina spēkā esošos pienākumus un termiņus.
• Cerība, ka visu izdarīs programmatūras piegādātājs. Noteikumu Nr. 749 5. punkts uzdod uzņēmumiem pašiem vienoties par savstarpēji izmantojamo piegādes kanālu. Tas ir jūsu un jūsu partnera lēmums, nevis programmas iestatījums.

Pirmais solis nav jauna programma, bet viena pārbaude: kuriem no jūsu klientiem ir budžeta iestādes statuss. No tā izriet, vai prasība jums jau darbojas.

Sakārtot e-rēķinu apriti savā grāmatvedībā

Kā pārliecināties, vai rēķina saņēmējs ir budžeta iestāde

Viss iepriekšējais balstās uz šo vienu apstākli, tāpēc to ir vērts noskaidrot dokumentāli, nevis pēc nojautas. Nosaukums to neizšķir: statusu nosaka nevis pēc nosaukuma, bet pēc reģistrācijas numura.

Terminu skaidro pats likums. Grāmatvedības likuma 3. panta pirmās daļas 3. punkts nosauc budžeta iestādes, no valsts budžeta daļēji finansētas atvasinātas publiskas personas un budžeta nefinansētas iestādes Likuma par budžetu un finanšu vadību izpratnē un turpat, iekavās, visas trīs kopā apzīmē par budžeta iestādēm. Tāpēc daļēji finansēta atvasināta publiska persona šā likuma izpratnē ir budžeta iestāde, un rēķinam tai piemēro agrāko termiņu.

Valsts ieņēmumu dienests iesaka pārbaudīt statusu Centrālās statistikas pārvaldes rīkā: meklēt iestādi pēc reģistrācijas numura un pārbaudīt, kurš institucionālais sektors (ISK) tai norādīts un vai tas atbilst budžeta iestādes sektoram. Meklēšana pēc reģistrācijas numura ir precīzāka nekā pēc nosaukuma.

Otrs pārbaudes veids ir jūsu pašu līgums. Iestādei e-rēķina saņemšanas veidu un adresi norāda līgumā: Finanšu ministrija to šobrīd uzskata par obligātu rekvizītu, ja vien nav atrunāts cits informācijas sniegšanas veids. Iestāde vai pasūtītājs ir tiesīgs prasīt vienu konkrētu piegādes kanālu, ja šī prasība attiecas vienlīdzīgi uz visiem piegādātājiem.

PDF, pavadzīme un strukturēts rēķins: kur ir robeža

Likuma 1. panta pirmās daļas 9. punkts definē e-rēķinu šādi: „rēķins, kurš sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, kas ļauj to automātiski un elektroniski apstrādāt, un kurš atbilst Eiropas Savienības standartam LVS EN 16931-1:2017 ... un kuru uzņēmums izraksta atbilstoši tehniskajai specifikācijai LVS CEN/TS 16931-2:2017“. Praksē tas nozīmē trīs lietas. Formāts ir XML, un dienests norāda, ka struktūrai jāatbilst PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai; noteikumu Nr. 749 7. punkts min arī UBL 2.1. Standarta versija nav 2017. gada pirmizdevums: dienests skaidro, ka e-rēķini sagatavojami atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajai, precizētajai standarta 2020. gada versijai. Un trešais: definīcijā stāv ne tikai „sagatavots“ un „nosūtīts“, bet arī „saņemts“. Atsevišķu pienākumu saņēmējam no šā vārda neizriet, bet praksē no tā izriet, ka pusēm jāvienojas par kanālu, kurā saņēmējs strukturēto rēķinu spēj saņemt un apstrādāt (noteikumu Nr. 749 5. punkts).

Cilvēklasāmais dokuments nekur nepazūd. Noteikumu Nr. 877 31.1 punkts prasa strukturētu elektronisko rēķinu ekrānā attēlot cilvēklasāmā formātā un nodrošināt iespēju veidot izdruku; tā pati prasība elektroniski kārtotai grāmatvedībai ir Grāmatvedības likuma 6. panta piektajā daļā. Tātad XML datne ir grāmatvedības dokuments, bet sistēmai jānodrošina tās attēlošana lasāmā veidā un izdruka. Atsevišķs PDF fails no šīs normas neizriet, un Finanšu ministrija to formulē šādi: „strukturēts e-rēķins nav jāgatavo papildus, bet jāgatavo primāri kā noklusējuma dokuments“.

Vēl trīs praktiski gadījumi, kas jānošķir, jo tie nosaka ikdienas darbu.

• Pavadzīme. Ministrija skaidro, ka pavadzīmēm strukturēta rēķina forma nav obligāta. Tas attiecas uz pavadzīmi, kas vienlaikus nav rēķins, kurš izsniegts samaksāšanai: režīmu nosaka dokumenta funkcija, nevis tā nosaukums.
• Avansa rēķins. Tur, kur prasība darbojas, arī avansa rēķins noformējams kā strukturēts elektroniskais rēķins. Noteikumu Nr. 877 34.1 punkts pie tam dod atvieglojumu: ja avansa rēķins ir apmaksāts pilnā piegādājamo preču vai pakalpojumu vērtības apmērā, gala rēķinu var nesagatavot, bet tad saņemšanu apliecina preču piegādes dokuments vai cits dokuments, kas nepārprotami ļauj identificēt samaksu pilnā apjomā. Darījumos starp uzņēmumiem šo atvieglojumu piemēro tikai tad, ja avansa rēķins ir sagatavots strukturēta elektroniskā rēķina veidā (34.2 punkts).
• PVN rēķins. Var sagatavot vienu dokumentu, kurā ietverti arī visi PVN rēķina rekvizīti, vai divus atsevišķus dokumentus: strukturēto rēķinu samaksāšanai un atsevišķu PVN rēķinu.

Kā e-rēķins nonāk pie partnera un pie dienesta

Aprites kārtību nosaka nevis likums, bet Ministru kabineta 2025. gada 9. decembra noteikumi Nr. 749, kas ir spēkā no 2025. gada 13. decembra. Tie atbild uz praktiskiem jautājumiem, uz kuriem likumā atbildes nav.

Apritei ar partneri noteikumu 4. punkts paredz trīs kanālus: oficiālo elektronisko adresi, ja konts ir aktivizēts; pakalpojumu sniedzēja jeb operatora kanālu; citu kanālu, proti, starpsistēmu integrāciju, e-pasta adresi vai citu elektroniskās piegādes kanālu. Kanālu neizvēlaties vienpusēji: 5. punkts uzdod uzņēmumiem vienoties par savstarpēji izmantojamo kanālu, tas ir, par tādu, ko spēj lietot abas puses. E-pasts ir atļauts, bet Finanšu ministrija neiesaka to kā pamata kanālu drošības un krāpniecības risku dēļ un iesaka kanālus, kuros partnerpusi var nepārprotami identificēt.

Kas tehniski nogādā datus dienestam, atkarīgs no izvēlētā kanāla, un tieši šeit rodas praktiskais jautājums: vai rēķins jāiesniedz vēl otrreiz.

Augšupielādēt deklarēšanas sistēmā var tikai XML datni. Termiņš ir noteikts 14. punktā: „E-rēķinu Valsts ieņēmumu dienestam iesniedz vienu reizi ne vēlāk kā piecu darbdienu laikā pēc tā nosūtīšanas dienas.“

Kļūmēm ir sava kārtība, un to vērts zināt iepriekš, nevis kļūmes dienā. Ja rēķinu nevar iesniegt informācijas sistēmas darbības traucējumu dēļ, par to ne vēlāk kā nākamajā darbdienā paziņo deklarēšanas sistēmā, norādot iemeslu, un iesniedz triju darbdienu laikā pēc traucējumu novēršanas (15. punkts). Ja pie kanāliem 10.2. vai 10.3. traucējums ir dienesta risinājuma pusē, rēķinu iesniedz ne vēlāk kā nākamajā darbdienā pēc tā novēršanas, un par traucējumu un tā novēršanu paziņo pats dienests (16. punkts). Ja iemesls ir cits, nevis sistēmas traucējumi, paziņo tajā pašā sistēmā, norādot iemeslu un periodu, un iesniedz 30 kalendāra dienu laikā no iemesla konstatēšanas (17. punkts).

Operatoru izvēlei dienests uztur informatīvu e-rēķinu pakalpojuma sniedzēju sarakstu, kas tiek atjaunināts. Saraksts ir informatīvs, tas nav ieteikums vai apstiprinājums konkrētam uzņēmumam. Pirms pirmās nosūtīšanas dienests iesaka pārbaudīt sagatavoto XML ar Eiropas Komisijas rēķinu pārbaudes rīku: dienests norāda, ka tas palīdz pārliecināties par atbilstību tehniskajām un biznesa prasībām, tai skaitā datu struktūrai, obligātajiem laukiem un aprēķinu pareizībai.

Kad no e-rēķina prasības var atkāpties

Izņēmumi nav Ministru kabineta noteikumos, lai gan tieši noteikumi nosaka aprites kārtību. Tie ir pašā likumā, 11. panta sešpadsmitajā daļā, un likums tos formulē kā tiesības atkāpties no prasības. Šādu gadījumu ir trīs.

• Darījumi, kuros samaksu apliecina dokuments, kas sagatavojams saskaņā ar normatīvajiem aktiem par nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanu, tas ir, kases aparātu un kases sistēmu dokumenti.
• Darījumi, kuros samaksu apliecina rēķins, kas sagatavots un ģenerēts Nacionālā veselības dienesta Vadības informācijas sistēmā vai Nodarbinātības valsts aģentūras Bezdarbnieku uzskaites un reģistrēto vakanču informācijas sistēmā.
• Valsts drošības iestādes, Valsts policijas finansiāli patstāvīgā struktūrvienība Valsts policijas Galvenās kriminālpolicijas pārvaldes Izmeklēšanas atbalsta pārvalde, Nodokļu un muitas policija un Korupcijas novēršanas un apkarošanas birojs attiecībā uz iestādes elektroniskajā apritē sagatavoto attaisnojuma dokumentu.

Ārpus šā uzskaitījuma paliek gadījumi, kuros prasība nemaz nerodas: rēķins fiziskai personai, kas neveic saimniecisko darbību, rēķins uzņēmumam, kas nav reģistrēts Latvijā, un pavadzīme. Tie nav izņēmumi no normas, tie vienkārši neietilpst 11. panta četrpadsmitajā daļā. Saņemtajiem ārvalstu rēķiniem ir sava norma: noteikumu Nr. 877 33.1 punkts atļauj par attaisnojuma dokumentu uzskatīt arī ārvalsts darījuma dalībnieka izsniegtu rēķinu bez visiem Latvijas likumā prasītajiem rekvizītiem, ja tajā ir vismaz dalībnieku identifikācija, datums, darījuma apraksts, summa ar valūtu un rēķina numurs vai cits unikāls identifikators.

Vai mazajiem uzņēmumiem būs atbrīvojums

Atbilde uz šo jautājumu šobrīd nav norma, bet statuss. Saeimā ir iesniegts likumprojekts par grozījumu Grāmatvedības likumā. Tā teksts ir publicēts tikai attēlu datnē, tāpēc satura pārstāstu šeit nedodam. Zemāk ir tikai tas, kas redzams likumprojekta kartītē.

Tāpēc atbilde ir divdaļīga. Sekot likumprojekta virzībai ir vērts, jo tas grozītu tieši to likumu, uz kuru balstās visi šā raksta termiņi. Plānot uz tā pamata nav vērts: līdz grozījumu pieņemšanai pienākumi jāvērtē pēc spēkā esošās redakcijas.

Ko izdarīt 2026. un 2027. gadā

Divi gadi izklausās daudz, bet lielākā daļa darba nav tehniska, bet organizatoriska, un tāpēc to nevar paveikt pēdējā nedēļā. Šī secība noder gan lielam uzņēmumam, gan saimnieciskās darbības veicējam, kas strādā viens.

1. Sadaliet klientus divās grupās: kuriem ir budžeta iestādes statuss un kuriem nav. Ja pirmajā grupā ir kāds klients, prasība jums jau darbojas un pārējie soļi ir steidzami.
2. Programmas piegādātājam jautājiet nevis vispārīgi, bet pēc parametriem: vai programma sagatavo XML atbilstoši spēkā esošajai LVS EN 16931 versijai, kādu sintaksi tā lieto (UBL 2.1), vai datne atbilst PEPPOL BIS Billing 3.0 un vai programma nodod datus dienestam, izmantojot saskarni (API). Lūdziet nosaukt programmas versiju, kurā funkcija jau ir pieejama, vai tās ieviešanas datumu.
3. Pārbaudiet pretējo virzienu: vai programma spēj strukturētu rēķinu saņemt un attēlot lasāmā veidā. Sūtīšana bez saņemšanas puses problēmu atrisina tikai uz pusi.
4. Vienojieties ar partneriem par kanālu un fiksējiet vienošanos līgumā, tā pielikumā vai citā abpusēji apstiprinātā veidā. Vienpusēji rēķina nosacījumi vienošanos nepierāda. Ar pastāvīgajiem partneriem tas aizņem vienu sarunu, ar simts partneriem tas ir atsevišķs darba uzdevums.
5. Aktivizējiet oficiālās elektroniskās adreses kontu, ja plānojat izmantot šo kanālu.
6. Datu sakārtošana ir atsevišķs darbs: partneru reģistrācijas numuri, PVN numuri, preču un pakalpojumu nosaukumi, maksājumu nosacījumi. Validācijas rīki atrod struktūras un daļu aprēķinu kļūdu, bet datu satura pareizību tie nepārbauda, tāpēc satura kontrole paliek uzņēmumam.
7. Pirmos sagatavotos rēķinus izlaidiet caur Eiropas Komisijas pārbaudes rīku, ko iesaka dienests.
8. Aprakstiet e-rēķinu apriti grāmatvedības organizācijas dokumentos: kas rēķinu apstiprina, kurš kanāls izmantots, ko dara kļūdas gadījumā, cik ilgi un kur glabājas datnes. Likuma 1. panta pirmās daļas 5. punkts tos definē kā uzņēmuma vadītāja izdotu dokumentu kopumu, kuros noteikta kārtība, kādā uzņēmumā cita starpā sagatavo attaisnojuma dokumentus un organizē to apriti.
9. Brīvprātīgo posmu izmantojiet apzināti. Uzņēmumi, kas nav budžeta iestādes, var iesniegt e-rēķinus dienestam brīvprātīgi, sākot ar 2026. gada 1. janvāri, ja izmanto noteikumu 10.2. vai 10.3. apakšpunktā minēto kanālu. Tā visu ķēdi var pārbaudīt laikā, kad iesniegšanas termiņš šajā segmentā vēl nav saistošs.

Ja grāmatvedību kārto jūsu pašu darbinieks, šis saraksts ir viņa darba uzdevums uz diviem gadiem. Ja grāmatvedību nododat ārpakalpojumā, e-rēķini kļūst par pakalpojuma sniedzēja atlases kritēriju: pieprasiet konkrētu atbildi par programmu un kanālu, nevis apliecinājumu, ka „viss būs kārtībā“. Pirms līguma vērts pārbaudīt viņa licenci: kā to izdarīt, aprakstīts rakstā kā pārbaudīt ārpakalpojuma grāmatveža licenci.

Gatavības pārbaudi var uzticēt reizē ar grāmatvedības pārņemšanu. SIA „Lex & Finance“ ir iekļauta Valsts ieņēmumu dienesta licencēto ārpakalpojuma grāmatvežu reģistrā un piedāvā grāmatvedības apkalpošanu ar e-rēķinu ieviešanu pilnā vai nepilnā ciklā: pārbaudām, kuri jūsu darījumi jau ietilpst prasībā, izvērtējam programmu un kanālu, sakārtojam aprites kārtību un uzņemamies ikdienas grāmatvedību.

Šis raksts skaidro kārtību un termiņus, bet neaizstāj konsultāciju par konkrētu situāciju: robežgadījumos nozīme ir līguma nosacījumiem, darījuma pusēm un darījuma noslēgšanas datumam.

Ko vēl jautā par e-rēķiniem

Vai e-rēķini ir obligāti visiem uzņēmumiem no 2026. gada?

Nē. No 2026. gada 1. janvāra obligāta kļuva e-rēķinu datu nodošana dienestam par rēķiniem, ko izraksta budžeta iestādēm; paši šie rēķini kā e-rēķini jānoformē kopš 2025. gada 1. janvāra, bet darījumiem, kas noslēgti līdz 2024. gada 31. decembrim, prasību sāka piemērot ne vēlāk kā no 2026. gada 1. janvāra. Uzņēmumu savstarpējos darījumos pienākums sākas 2028. gada 1. janvārī, un laika posmā no 2026. gada 1. janvāra līdz 2027. gada 31. decembrim datu nodošana šajā segmentā ir brīvprātīga.

Vai PDF rēķins, kas nosūtīts pa e-pastu, ir strukturēts e-rēķins?

Nē, bet iemesls nav e-pasts. Kanāls ir atļauts: Ministru kabineta noteikumu Nr. 749 4. punkts starp piegādes kanāliem nosauc arī e-pasta adresi, tikai Finanšu ministrija neiesaka to kā pamata kanālu. Neatbilst formāts: strukturēts rēķins ir XML datne, kas atbilst standartam un sintakses specifikācijai, bet PDF ir cilvēkam lasāms dokuments, ko sistēma automātiski nenolasa.

Vai prasība attiecas uz rēķiniem ārvalstu uzņēmumiem?

Nē. Grāmatvedības likuma 11. panta četrpadsmitā daļa runā par rēķinu citam Latvijas Republikā reģistrētam uzņēmumam. Valsts ieņēmumu dienests atsevišķi skaidro, ka prasības neliedz Latvijā reģistrētam uzņēmumam sagatavot strukturētu e-rēķinu arī ārvalstu uzņēmumam, ja puses par to savstarpēji vienojas. Eiropas Savienības partnerim, kas jau strādā PEPPOL tīklā, strukturēts rēķins ir tehniski nolasāms formāts.

Vai saimnieciskās darbības veicējam e-rēķins ir obligāts?

Tas ir atkarīgs no rēķina saņēmēja, nevis no jūsu juridiskās formas. Grāmatvedības likuma 3. pants fiziskās personas, kas veic saimniecisko darbību, nosauc likuma subjektu vidū, un termins uzņēmums likumā aptver visus subjektus, tāpēc 11. panta četrpadsmitā daļa uz jums attiecas tāpat kā uz kapitālsabiedrību. Finanšu ministrija to ir apstiprinājusi atsevišķi, atbildot uz jautājumu par pašnodarbinātiem advokātiem: ja rēķins tiek izrakstīts budžeta iestādei, norma attiecas jau no 2025. gada 1. janvāra.

Kā labo kļūdu e-rēķinā?

Ar koriģējošo rēķinu. Noteikumu Nr. 877 25.1 punkts noteic, ka dokumentu, ar kuru labo vai atsauc iepriekš izsniegtu rēķinu, kas noformēts kā strukturēts elektroniskais rēķins, arī sagatavo kā strukturētu elektronisko rēķinu un tajā norāda atsauci uz labotā vai atsauktā rēķina numuru. Tas attiecas gan uz kļūdainu rēķinu, gan uz daļēji vai pilnībā atceltu darījumu. No tā izriet praktiskas sekas: grāmatvedības organizācijas dokumentos vērts aprakstīt, kurš uzņēmumā ir tiesīgs koriģējošo rēķinu izdot.

Cik ātri e-rēķins jānodod dienestam?

Vienu reizi, ne vēlāk kā piecu darbdienu laikā pēc nosūtīšanas dienas (noteikumu Nr. 749 14. punkts). Ja iesniegšanu kavē informācijas sistēmas darbības traucējumi, par to paziņo deklarēšanas sistēmā ne vēlāk kā nākamajā darbdienā un iesniedz triju darbdienu laikā pēc traucējumu novēršanas (15. punkts). Citu iemeslu gadījumā paziņo tajā pašā sistēmā un iesniedz 30 kalendāra dienu laikā no iemesla konstatēšanas (17. punkts).

Vai avansa rēķins jānoformē kā e-rēķins?

Jā, ja tas ir dokuments, ko izsniedz samaksāšanai citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam. Nosaukums lietu neizšķir: noteikumu Nr. 877 29. punkts ļauj dokumenta veida nosaukumu izvēlēties pašam uzņēmumam pēc darījuma būtības, ja vien nosaukumu nenosaka cits normatīvais akts, bet dokumentam, kas paredzēts samaksāšanai, piemēro Grāmatvedības likuma 11. panta četrpadsmito daļu. Finanšu ministrija to ir apstiprinājusi tieši par avansa rēķinu. Ja darījums normā neietilpst, piemēram, rēķins ir fiziskai personai vai ārvalstu uzņēmumam, prasība uz to neattiecas. Atsevišķi vērts ņemt vērā, ka noteikumu 34.2 punkts atvieglojumu par gala rēķina nesagatavošanu darījumos starp uzņēmumiem piesaista tam, ka avansa rēķins ir sagatavots kā strukturēts elektroniskais rēķins.