Grāmatvedības ārpakalpojums Latvijā: kad izdevīgāk nodot uzskaiti ārējai firmai

‍

Štata grāmatvedis vai ārpakalpojums? Šis jautājums stāv katram mazā un vidējā biznesa īpašniekam Latvijā. Atbilde šķiet acīmredzama, paskatoties uz cipariem: štata speciālists izmaksā 2 000 eiro mēnesī, bet ārpakalpojuma grāmatvedības cenas ir 200 līdz 400 eiro par tādu pašu darba apjomu. Taču lieta nav tikai naudā. Ārpakalpojums ir cits uzskaites organizēšanas modelis ar savām priekšrocībām un ierobežojumiem. Šajā ceļvedī izskatīsim, kad ārpakalpojums patiešām ir izdevīgāks, kā organizēt lietu nodošanu un ko prasa 2026. gada izmaiņas.

‍

Kas ir grāmatvedības ārpakalpojums un kā tas darbojas

‍

Grāmatvedības ārpakalpojums nozīmē grāmatvedības funkciju nodošanu ārējai firmai vai individuālam speciālistam. Uzņēmums slēdz līgumu ar ārpakalpojuma firmu, kas uzņemas uzskaites vešanu, deklarāciju sagatavošanu un iesniegšanu VID, algu aprēķinu un konsultācijas. Saziņa notiek caur elektroniskajiem kanāliem: dokumenti tiek nodoti pa e-pastu vai caur mākoņpakalpojumiem, deklarācijas tiek iesniegtas caur EDS. Attālināta grāmatvedība ļauj strādāt ar Rīgas grāmatvedi, atrodoties jebkurā Latvijas pilsētā.

‍

Salīdzinājums: štata grāmatvedis vs ārpakalpojums skaitļos

‍

Aplūkosim piemēru tipiskam mazajam SIA ar 5 darbiniekiem un 30 operācijām mēnesī:

‍

Štata grāmatvedis

‍

• Bruto alga: 1 500 eiro mēnesī
• Darba devēja sociālās iemaksas (23,59%): 354 eiro
• Atvaļinājuma nauda: ekvivalents 125 eiro mēnesī
• Slimības lapas, apmācības, darba vieta: no 180 eiro mēnesī
• Kopā: aptuveni 2 160 eiro mēnesī jeb 25 920 eiro gadā

‍

Ārpakalpojuma grāmatvedība

‍

• Ikmēneša apkalpošana: 250 līdz 350 eiro
• Gada pārskats: 300 līdz 500 eiro (pārrēķinā 25 līdz 42 eiro mēnesī)
• Kopā: aptuveni 275 līdz 392 eiro mēnesī jeb 3 300 līdz 4 700 eiro gadā

‍

Starpība ir no 21 000 līdz 22 600 eiro gadā. Ārpakalpojums izmaksā 5 līdz 7 reizes lētāk.

‍

Kad ārpakalpojums ir izdevīgāks: 5 scenāriji

‍

1. scenārijs: mazais uzņēmums ar nelielu apgrozījumu

‍

Ja uzņēmumā ir mazāk nekā 10 darbinieku un mazāk nekā 50 operāciju mēnesī, štata grāmatveža uzturēšana ir ekonomiski nelietderīga. Darba apjoms nenoslogos speciālistu uz pilnu dienu.

‍

2. scenārijs: startaps agrīnā stadijā

‍

Jauns bizness ar ierobežotu budžetu nevar atļauties štata grāmatvedi par 2 000 eiro. Ārpakalpojums par 100 līdz 200 eiro mēnesī atrisina šo uzdevumu.

‍

3. scenārijs: sezonālais bizness

‍

Uzņēmumiem ar izteiktu sezonalitāti (tūrisms, lauksaimniecība) operāciju apjoms strauji mainās no mēneša uz mēnesi. Štata grāmatvedis saņem vienādu algu visu gadu, bet ārpakalpojuma firma aprēķina izmaksas pēc faktiskā darba apjoma.

‍

4. scenārijs: bizness bez fiziskā biroja

‍

Arvien vairāk uzņēmumu Latvijā strādā attālināti. Ja nav biroja, nav arī darba vietas štata grāmatvedim. Attālināta grāmatvedība ideāli iekļaujas šajā modelī.

‍

5. scenārijs: nepieciešamība pēc vairākiem speciālistiem

‍

Dažreiz biznesam vajag nevis vienu grāmatvedi, bet komandu: algu speciālistu, PVN speciālistu, gada pārskata speciālistu. Trīs štata speciālistus uzturēt nav iespējams, bet ārpakalpojuma firma nodrošina pieeju komandai par viena speciālista cenu.

‍

Kad štata grāmatvedis tomēr ir labāk

‍

• Liels uzņēmums ar vairāk nekā 50 darbiniekiem un 200+ operācijām mēnesī
• Bizness ar sarežģītu specifiku (ražošana ar pašizmaksas uzskaiti, būvniecība)
• Uzņēmums, kas strādā ar konfidenciālu informāciju
• Uzņēmums ar ļoti augstu kases operāciju biežumu

‍

Kā organizēt uzskaites nodošanu ārpakalpojumam

‍

• 1. solis: izvēlēties ārpakalpojuma firmu (pārbaudīt VID licenci, apdrošināšanu, nozares pieredzi)
• 2. solis: saskaņot pakalpojumu apjomu un parakstīt līgumu
• 3. solis: nodot grāmatvedības datu bāzi un dokumentu arhīvu. Jaunais grāmatvedis veic pieņemšanu un pašreizējā uzskaites stāvokļa auditu
• 4. solis: noformēt pilnvaru grāmatvedim darbam ar EDS un VID
• 5. solis: iestatīt elektronisko dokumentu apriti
• 6. solis: veikt izmēģinājuma mēnesi

‍

Pārejas izmaksas (lietu pieņemšana un audits): no 100 līdz 300 eiro vienreizēji. Pārejas process aizņem 2 līdz 4 nedēļas.

‍

Kas jābūt līgumā ar ārpakalpojuma firmu

‍

• Pakalpojumu uzskaitījums, kas iekļauts pamata cenā
• Papildu pakalpojumu izmaksas (gada pārskats, konsultācijas, pārstāvniecība VID)
• Deklarāciju sagatavošanas un iesniegšanas termiņi
• Grāmatveža atbildība par kļūdām un sodiem
• Dokumentu nodošanas un glabāšanas kārtība
• Informācijas konfidencialitāte
• Līguma izbeigšanas un lietu nodošanas kārtība
• Informācija par VID licenci un profesionālās atbildības apdrošināšanu

‍

VID licence: obligāta prasība no 2023. gada

‍

No 2023. gada 1. jūlija visi ārpakalpojuma grāmatvedības pakalpojumu sniedzēji Latvijā obligāti jābūt ar VID licenci. Pārejas periods beidzās 2025. gada 1. jūlijā. 2026. gadā tirgū palikuši tikai pilnībā licencēti speciālisti. Pārbaudīt licenci var VID publiskajā reģistrā (vid.gov.lv).

2026. gada izmaiņas, kas ietekmē grāmatvedības ārpakalpojumu

‍

Elektroniskie rēķini (ē-rēķini)

‍

No 2026. gada 1. janvāra visi uzņēmumi obligāti noformē iekšējos rēķinus kā strukturētus elektroniskos rēķinus. Ārpakalpojuma grāmatvedības programmatūrai jāatbalsta jaunais formāts.

‍

Jaunās EDS piekļuves prasības

No 2026. gada pieslēgšanās EDS ar lietotājvārdu un paroli vairumam nav pieejama. Grāmatvedim nepieciešama Smart-ID, eID vai eParaksts, bet klientam jānoformē pilnvara.

‍

Ārpakalpojuma grāmatvedības pakalpojumu cenas Latvijā

‍

• Mikrouzņēmums: no 100 līdz 200 eiro mēnesī
• Mazais uzņēmums: no 200 līdz 400 eiro
• Vidējais uzņēmums: no 400 līdz 800 eiro
• Pašnodarbinātais: no 80 līdz 200 eiro
• Gada pārskats: no 150 līdz 500 eiro papildus
• Vienreizēja konsultācija: no 30 līdz 60 eiro par stundu

‍

Biežāk uzdotie jautājumi

‍

Cik reižu ārpakalpojums ir lētāks nekā štata grāmatvedis?

‍

5 līdz 7 reizes. Štata grāmatvedis izmaksā aptuveni 2 000 eiro mēnesī. Ārpakalpojums par salīdzināmu darba apjomu izmaksā 250 līdz 400 eiro.

‍

Vai ārpakalpojuma grāmatvedim obligāti jābūt licencei?

‍

Jā. No 2023. gada 1. jūlija ārpakalpojuma grāmatvedības pakalpojumu sniegšana bez VID licences ir aizliegta. Pārbaudīt licenci var VID publiskajā reģistrā vid.gov.lv.

‍

Kā organizēt uzskaites nodošanu ārpakalpojumam?

‍

Process aizņem 2 līdz 4 nedēļas: firmas izvēle, līguma parakstīšana, datu bāzes nodošana, pilnvaras noformēšana EDS, dokumentu aprites iestatīšana, izmēģinājuma mēnesis. Pārejas izmaksas no 100 līdz 300 eiro.

‍

Vai var strādāt ar grāmatvedi attālināti no citas pilsētas?

‍

Jā. Attālināta grāmatvedība ir pilnībā funkcionāla pateicoties EDS, elektroniskajiem rēķiniem un mākoņpakalpojumiem. Ģeogrāfisku ierobežojumu nav.

‍

Kas ietilpst ārpakalpojuma pamata paketē?

‍

Parasti: grāmatvedības uzskaites vešana, ikmēneša deklarāciju sagatavošana un iesniegšana VID (ieskaitot PVN), algu un sociālo iemaksu aprēķins, ikmēneša finanšu pārskats. Gada pārskats un konsultācijas bieži tiek apmaksātas papildus.

‍

Kā Lex&Finance speciālisti palīdzēs ar grāmatvedības ārpakalpojumu

‍

Uzņēmums Lex&Finance sniedz ārpakalpojuma grāmatvedības pakalpojumus Rīgā un Latvijā jebkura lieluma uzņēmumiem. Visi mūsu grāmatveži ir licencēti VID un apdrošināti. Mēs strādājam krievu un latviešu valodā un nodrošinām attālinātu grāmatvedību klientiem no jebkuras Latvijas pilsētas. Jauniem klientiem veicam bezmaksas pašreizējās uzskaites auditu un sniedzam caurspīdīgu izmaksu aprēķinu pirms līguma parakstīšanas. Sazinieties ar mums caur mājaslapu lexfinance.lv vai pa tālruni.